Что представляет собой отказное письмо?

Этот официальный документ предприниматели оформляют по собственной инициативе. ОП подтверждает, что в отношении указанной в нем продукции законодательство РФ и ЕАЭС не предписывает проводить оценку перед выпуском на рынок. Следовательно, ее изготовление, ввоз в страну и продажа могут осуществляться без разрешительной документации.

ОП носит информационно-разъяснительный характер. Это аргументированный ответ сертификационного органа со ссылками на действующие нормативно-правовые акты.

Документ возможно получить исключительно на те товары, которые не входят в списки Постановления Правительства № 982 и не попадают под действие техрегламентов ЕАЭС. Это значительный перечень изделий, материалов и иных объектов, которые возможно производить и продавать в России без обязательной декларации или сертификата.

Продолжительность действия ОП не ограничивается какими-то конкретными сроками. Но если в законодательную базу будут внесены изменения (дополнены перечни товаров, подлежащих обязательному декларированию или сертификации), то документ автоматически утратит силу.

Виды отказных писем

В российской практике встречается несколько разновидностей документа, поскольку официальное отказное письмо — это подтверждение отсутствия необходимости разных типов оценки соответствия. Обычно оно требуется при таможенных перевозках либо по запросу Роспотребнадзора, Росстандарта, пожарных служб или иного контролирующего ведомства. Во всех этих случаях устанавливается неограниченный срок действия отказного письма на продукцию любого типа. Наиболее распространенными сейчас являются следующие виды ОП.

Тип ОП

Для кого предназначено

Что подтверждает

Пожарные

МЧС

Отсутствие требования об обязательной пожарной сертификации

Сертификационные

Росстандарт

Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС

Санитарно-эпидемиологические

Роспотребнадзор

Отсутствие требования об обязательном санитарно-эпидемиологическом контроле

Таможенные

ФТС

Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС, карантинного контроля

Торговые

Клиенты и партнеры

Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС

Так, чтобы доказать отсутствие необходимости оформления пожарного сертификата, пожарным службам предъявляется ОП пожарной безопасности. Для проверки Роспотребнадзора оформляется специальный документ СЭС, подтверждающий, что продукцию не требуется подвергать санитарно-эпидемиологической экспертизе. ОП для Ростехнадзора оформляется на оборудование или технику (как правило, на комплектующие и детали оборудования), не вошедшие ни в один действующий технический регламент Таможенного Союза. То есть для всех этих случаев потребуется сделать документ, соответствующий конкретному назначению. При этом по сути ни для каких товаров отказное письмо не является обязательным документом: оно оформляется по инициативе владельца продукции, чтобы облегчить процесс взаимодействия с контролирующими органами.

ОП для таможни

До вступления России в Евразийский экономический союз самыми востребованными были отказные письма на товар для таможни. Они содержали код ТН ВЭД ТС — номенклатуру, по которой ФТС могла бы проверить продукцию. Начиная с октября 2010 года их выдавал только Минпромторг России, но сейчас их вправе оформлять аккредитованные органы по сертификации.

На технической регламент по пожарной безопасности

Если товар не подлежит пожарной проверке (в соответствии с отечественным ТР или по ТР ТС 043/2017), на него можно оформить «пожарное» ОП. Особенно актуально его получение для строительной продукции, оборудования.

На проверку Роспотребнадзора

Для подтверждения отсутствия необходимости проводить гигиеническую проверку можно заказать ОП Роспотребнадзора. Его реально заказать, если товар не вошел во второй раздел перечня РКТС №299 от 2010-го года.

ОП для торговли

Чаще всего потребность в подготовке таких документов возникает в рамках торговых отношений. Покупатели изделий, включая организаторов крупных коммерческих тендеров и государственных закупок, хотят убедиться, что приобретаемая ими продукция не подлежит обязательной сертификации. Чтобы подтвердить, на какие товары достаточно только отказного письма, в нем обычно приводятся ссылки на нормативные акты, подтверждающие отсутствие требования об оценке соответствия, сведения о наименовании товара и его характеристиках.

оформление отказного письма

Комментарий эксперта

Сейчас для однозначной идентификации изделий, предназначенных для обращения на внутрироссийском рынке, используется код общероссийского классификатора продукции. Ранее для этого использовался код ОКП, но с 2017 года для подтверждения соответствия продукции определенной категории используются коды ОКПД 2.

Какие товары подлежат оформлению Отказного письма

Разрешительная документация выдаётся на товар, не подлежащий обязательной сертификации.

Перечень продукции, не подлежащей обязательной сертификации в системе ГОСТ Р:

  • Любая продукция, не входящая в номенклатуру обязательной сертификации в системе ГОСТ Р;
  • Продукция, бывшая в употреблении;
  • Продукция, ввозимая в качестве запасных частей для ранее ввезенных на таможенную территорию Российской Федерации сертифицированных готовых изделий (при условии представления копий сертификатов соответствия на ранее ввезенные вышеуказанные готовые изделия и подтверждения, что данные запасные части используются при изготовлении готовых изделий и внесены в конструкторскую документацию на изделие), а также обязательства об использовании запасных частей исключительно для комплектации указанных готовых изделий или для их технического обслуживания и ремонта;
  • Продукция, ввозимая в качестве проб и образцов для проведения испытаний в целях сертификации;
  • Продукция, ввозимая физическими лицами и не предназначенная для производственной или иной коммерческой деятельности (за исключением случаев ввоза сверх установленных стоимостных и количественных квот);
  • Продукция, предназначенная для официального пользования представительств иностранных государств и международных межправительственных организаций, а также для их персонала.

Кому и для чего нужен документ?

Отказное письмо не является обязательным документом. Однако ответственные производители, поставщики и продавцы осуществляет его оформление добровольно, чтобы беспрепятственно проходить таможенные проверки и свободно реализовывать продукцию на рынке.

Дело в том, что контролирующие органы, партнеры по бизнесу и потребители могут в любой момент запросить разрешительные документы на товар, чтобы убедиться в его качестве. А если продукция не подлежит обязательной сертификации, именно наличие такого письма позволит не тратить время на дополнительные проверки и поиск подходящих законодательных норм.

Тем более, иногда крайне сложно определить, нужен ли обязательный сертификат (или декларация) на товар или нет. Например:

  • бывает не очевидно, по какому коду ТНВЭД или ОКПД2 классифицировать  продукцию;
  • одно и то же изделие, в зависимости от его назначения, может быть или не быть объектом обязательной сертификации;
  • продукция по наименованию подлежит оценке соответствия, тогда как по характеристикам не подпадает под обязательный стандарт;
  • технический регламент предполагает исключения, однако они не очевидны, – и продукт требует экспертизы.
  • новая продукция с нетипичными свойствами требует проведения анализа для ее правильного отнесения к определенной группе по классификатору.

Точно определить, можно ли заказать на ваш товар отказное письмо, помогут наши специалисты по сертификации.

Когда может потребоваться отказное письмо по сертификации?

Такой документ необходим:

  • В случае экспортирования продукции: На таможне никто не поверит Вам на слово, что продукция не требует сертификата соответствия. Это нужно будет подтвердить соответствующим документом, отказным письмом, в котором будет прописано название товара, код ТН ВЭД и ссылка на сопроводительную документацию, в соответствии с которой товар ввозился в РФ.

Проверка на таможне отказного письма

На таможне необходимо иметь на руках всю необходимую документацию для проверки. Информационные письма обязательно проверят

  • Если планируются крупные заказы: Не только тендеры и госзакупки требуют от производителя информационные письма. Даже при крупных поставках продукции в розничную сеть магазинов производитель должен предоставить документ, в котором будет документально подтверждено, что товары не нуждаются в обязательном сертифицировании

Отказные письма для крупных производителей

Кто может получить отказное письмо

Отказное письмо выдается любым представителям бизнеса: юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а вот частное лицо получить отказное письмо не может.

Внимание! Мы можем оформить отказное письмо для самозанятых!

Следует отметить, что владельцем того или иного отказного письма может быть только одна организация, передавать его третьи лицам не следует, учитывая тот факт, что для них оно автоматически утрачивает законную силу.

Перечень документов необходимых для получения отказного письма

Отказные письма вправе оформлять аккредитованный орган по сертификации. Для получения разъяснительного документа заявителю необходимо предоставить следующее:

  • Заявка в установленной форме с указанием типа продукции, кодов ТН ВЭД и ОКПД 2.

  • Реквизиты компании-заявителя.

  • Описание товаров (внешний вид, технические характеристики, состав, область применения).

На какой срок оформляется?

Чаще всего срок действия не устанавливается и отказное письмо действительно до внесения изменений в ПП №982, ТР ТС, иные документы технического регулирования.

Переоформление потребуется в следующих случаях:

  1. Любые изменения в наименовании организации-заявителя.
  2. Изменение или расширение ассортимента.
  3. Изменение или добавление торговой марки. Это касается только тех, кто указывал марку, но это делать необязательно, достаточно прописать код ТН ВЭД или ОКПД2.

Как выглядит документ?

Письмо не имеет строго установленного бланка и образца. Составляется чаще всего в произвольном дизайне, на усмотрение аккредитованной организации.Но бланк должен соответствовать требованиям и нормам делового документооборота и делопроизводства.

В бланке отражается следующая информация:

  1. Кто выдал,
  2. Кто обратился за разъяснением положений законодательства,
  3. Дата регистрации и присвоенный исходящий номер,
  4. Сведения о том, что к данной продукции не применяется обязательное подтверждение соответствия,
  5. ФИО и подпись руководителя аккредитованной организации.

Часто письмо просто содержит выписку из действующего нормативно-законодательного акта. В большинстве случаев список товаров на один бланк не ограничивается. Но при расширении линейки производства “дописать” новую разновидность нельзя. В таком случае потребуется проходит процедуру заново.

Сколько видов продукции допустимо указать

В отказном письме указывается до 10-и наименований товара. Кодов обычно отражается больше, они присваиваются в зависимости от материала.

Например, товар может изготавливаться из нескольких различных материалов (металл, дерево, пластик). Цена отказного письма составляет от 3000 рублей. Не имеет значения, отражено две единицы товара или десять.
Большее количество продукции прописать вряд ли получится, так как нужно перечислить постановления, с указанием номера, даты вступления.

Обязательно ли оформлять отказное письмо

Однозначно нет. Отказное письмо по сертификации нельзя отнести к обязательным документам, необходимым при поставках продукции из-за рубежа, а также реализации внутри страны. Нет закона, где отражены четкие указания о необходимости получения отказного письма при импорте или реализации товаров.
Оформляются этот документ добровольно. Скорее для упрощения коммуникации с деловыми партнерами в части вопроса предоставления предусмотренной законодательством сопроводительной документации. То есть, не придется самостоятельно доказывать/разъяснять покупателю, проверяющему или таможенному представителю, что на товар сертификат соответствия либо декларация не требуется.

О реестре отказных писем

Общего реестра отказных писем пока нет. Росаккредитация ведет электронный реестр только по обязательным сертификатам.

Реестр содержит информацию об аккредитации уполномоченных органов сертификации. То есть, проверить отказное письмо нельзя, но можно проверить полномочия (аккредитацию) организации, которая его оформила.
Вся изложенная информация актуальна. Мы следим за изменениями законодательства, своевременно вносим корректировки. Охватить все нюансы в рамках одной статьи невозможно, поэтому, если потребуется консультация, то направьте запрос нашим экспертам центра сертификации ГЕОСЕРТ.